Même si la tenue des réunions des conseils municipaux des communes associées peut déjà se faire en téléconférence (cf décret n° 2018-735 du 21 août 2018 fixant les conditions de réunion par téléconférence du conseil municipal dans certaines communes de Polynésie française), cette ordonnance ouvre ainsi cette possibilité à toutes les collectivités territoriales pendant la durée de l’état d’urgence sanitaire.
Il est donc important que les communes aient pris connaissance des modalités techniques permettant de connecter leurs membres.
Les communes ont en effet le choix entre :
- Organiser une visioconférence
- Organiser une audioconférence
- La visioconférence :
La visioconférence est une conférence visuelle et sonore entre plusieurs individus à distance, et possible grâce à un système de télécommunication.
Plusieurs solutions de visioconférence existent à ce jour (cf propositions du Ministère des collectivités territoriales). La solution de visioconférence retenue par le département informatique du SPCPF est « JITSI MEET ». Ce logiciel open-source et crypté est gratuit et propose :
- La visioconférence
- Un temps de réunion illimité
- Un tchat
- Un partage d’écran
- Un live sur Youtube.
--> Retrouvez ici la procédure pour créer et rejoindre une visioconférence sur « JITSI MEET ».
2. L’audioconférence :
L’audioconférence est une conversation à plusieurs personnes en direct, à partir d’un téléphone de type « pieuvre » ou d’un poste téléphonique classique.
Un seul opérateur téléphonique permet à ce jour de faire de l’audioconférence en Polynésie française.
--> Retrouvez ici la procédure pour créer et rejoindre une audioconférence.
Point de vigilance : la publicité de la séance du conseil municipal
Dans le cas d’une visioconférence ou d’une audioconférence, la tenue d’un conseil municipal à distance doit respecter l’accessibilité au public des délibérations et des votes.
Plusieurs méthodes permettent aujourd’hui de diffuser en direct sur internet la visioconférence ou l’audioconférence (ex : live permis par la solution de visioconférence, retransmission en streaming, etc).
Une méthode commune qui peut être appliquée autant à la visioconférence qu’à l’audioconférence est la retransmission en live sur la page facebook de la commune.
--> Retrouvez ici la procédure pour créer un live sur facebook
ATTENTION : l’organisation du conseil municipal d’installation du Maire et de ses adjoints ne peut être effectuée par téléconférence.
Sources :
- Loi du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19
- L’ordonnance n°2020-391 du 1er avril 2020 visant à assurer la continuité du fonctionnement des institutions locales et de l’exercice des compétences des collectivités territoriales et des établissements publics locaux afin de faire face à la pandémie de covid-19
- Remerciements particuliers pour leurs conseils à l’élaboration de ces fiches :
- Le pôle technique du service des systèmes d’information et de communication du haut-commissariat de la République en Polynésie française
- Le service communication de la commune de Pirae
