Le département informatique en prospection.

L’optimisation des processus internes permet de gagner du temps et de faciliter le travail des agents communaux. Le numérique est un moyen pour les améliorer et les progiciels GED offrent cette possibilité. Quelques-unes des sociétés privées et des communes locales utilisent ce système, ce pourquoi le département informatique a voulu les rencontrer pour en savoir plus sur la réalisation, l'utilisation et les retours bénéfiques.
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La GED est un système qui permet de gérer des flux d’informations (documents papier, fichiers numériques) qui entrent, sortent ou circulent dans une collectivité. Elle est profitable car elle optimise le travail collaboratif, la capitalisation et les échanges d’informations. La GED collaborative devient un outil qui va surtout faciliter la recherche d’une information et garantir que cette information est fiable grâce à des règles d’accès et de validation.

 

 

Une GED collaborative va impliquer toute la collectivité puisque chaque agent possède et traite une information. Pour que le système soit efficace et performant il est important en amont de recenser les documents utilisés dans chaque service pour comprendre le besoin et l’organisation de chacun. Puis un travail de co-construction appuyé par les élus, de préférence, avec l’accompagnement d’un prestataire qui a une expertise métier de GED, est à mener par une équipe projet qui pourrait s’appuyer sur des ambassadeurs par service. Et effectivement, le processus apporte un vrai gain de temps, autrement dit, la réponse au citoyen est donnée dans un temps plus réduit.

 

 

C’est pourquoi le département informatique propose d’accompagner les communes dans la recherche de nouveaux progiciels et dans leur mise en œuvre. L’équipe ressources SPCPF a souhaité dans un premier temps échanger avec des équipes projet qui ont déjà mis en place ces produits. Et c’est une solution de gestion électronique des documents collaborative (GED collaborative) qui a fait l’objet de visites du mardi 19 au jeudi 21 novembre dernier aussi bien de sociétés privées que de communes.

Ces déplacements avaient pour objectif principal d’avoir un retour d’expérience de ces équipes sur la mise en œuvre et sur les profits obtenus depuis l’utilisation de l’outil.